Persepsi sebagian besar orang ketika mendengar istilah “arsip” seringkali mengarah pada tumpukan kertas berdebu yang disimpan dalam ruangan tertentu, Biasanya arsip berupa kertas dari pelaksanaan suatu kegiatan, contohnya berupa laporan-laporan, foto kegiatan, dan surat-surat. Nyatanya, arsip tidak hanya berwujud kertas saja. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi; utuh pembakuan, pengaturan, dan pengawetan yang diperlukan supaya bahan arsip dapat dikenal dan disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yang dirusak dan diubah.
Arsip adalah solusi dari terbatasnya ingatan manusia.Dari arsip dapat diketahui secara pasti perihal kejadian-kejadian di masa lampau sekaligus sebagai bukti penunjang bahwa suatu peristiwa memang benar terjadi. Arsip dapat memberikan informasi yang berharga, contohnya dalam penelitian sejarah untuk kepentingan pendidikan.
Mengingat besarnya manfaat arsip maka arsip memerlukan pengelolaan dan penanganan yang serius dan tertata secara baik. Demikian juga dalam pengawasannya baik yang dilaksanakan secara internal maupun pihak eksternal.
Selanjutnya mengenai apa dan bagaimana bentuk pengawasan kearsipan dapat diunduh melalui tautan di bawah ini..